Qu’est-ce que la réception des factures : définition

La facturation électronique, ou e-facturation, est le processus par lequel les entreprises envoient et reçoivent des factures au format électronique qui sera obligatoire. Les factures au format papier, PDF ou mail ne seront pas conformes à cette nouvelle réglementation.

Respect de l’environnement et efficacité

La réception des factures électroniques permet aux entreprises de réduire considérablement leurs coûts associés à la gestion du papier, de l’encre et de l’affranchissement. De plus, cela contribue à la préservation de l’environnement en réduisant la consommation de papier et en limitant les déchets.

Contrairement aux factures papier qui peuvent être égarées, endommagées ou retardées, les factures électroniques offrent une transmission instantanée et une réception quasi-immédiate. Cela permet aux entreprises d’accélérer leur processus de traitement des factures, améliorant ainsi la fluidité de leurs opérations financières.

La réception automatisée des factures électroniques minimise les risques d’erreurs humaines associées à la saisie manuelle des données. Les systèmes informatiques peuvent vérifier et valider automatiquement les informations, réduisant ainsi les risques d’inexactitudes et d’erreurs de facturation.

Cycle de vie d’une facture

Le cycle de vie de la facture représente le cheminement complet de la création à la résolution d’une facture, englobant toutes les étapes de son existence au sein du processus financier.

Elle se décompose en plusieurs étapes :

  1. Création de la facture
  2. Envoi de la facture
  3. Réception de la facture
  4. Traitement de la facture
  5. Approbation de la facture
  6. Paiement de la facture
  7. Suivi et rapprochement de la facture

En savoir plus sur le cycle de vie d’une facture.

Réception des factures et calendrier de la facturation électronique

L’obligation de réception des factures (e-voicing) sous format électronique sera obligatoire à partir de 2026 pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique.

Ainsi, voici le calendrier, qui s’appliquera en deux temps à partir de 2026 :

– 1er septembre 2026 : Obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire ETI
– 1er septembre 2027 : Obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les petites et moyennes entreprises (TPE & PME)

calendrier de la facturation électronique officiel
Amendement présenté par le Gouvernement le 17 octobre 2023 disponible ici

En savoir plus sur le calendrier de la facturation électronique.

Quels sont les différents formats de la facturation électronique ?

La facture électronique répond à des obligations strictes, excluant les simples scans ou envois par e-mail de factures papier. Elle nécessite l’utilisation de formats officiels tels que Factur-X, CII, et UBL, garantissant la structure nécessaire pour répondre aux normes de l’échange de données informatisées (EDI). Ces formats structurés assurent la traçabilité et la collecte des données pour une meilleure conformité aux exigences fiscales.

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