L’horodatage électronique est un processus permettant de certifier la date et l’heure auxquelles une donnée a été créée, modifiée ou transmise sur une facture électronique ou tout autre document dématérialisée. Il assure l’authenticité des informations en associant une empreinte temporelle à chaque événement numérique. Cela permet de tracer leur chronologie et de détecter toute altération éventuelle.
L’utilité de l’horodatage électronique
Il est un peu le cousin de la signature électronique. En effet, la signature électronique donne un nom à un fichier tandis que l’horodatage appose une date. L’horodatage électronique sert à garantir l’authenticité, l’intégrité et la non-contestabilité des données numériques. Ces deux processus peuvent être associés afin de renforcer la sécurité d’une facture électronique.
De nombreux documents peuvent bénéficier de l’horodatage : fichiers texte, audio, vidéo, ou encore d’images, dans des formats variés tels que doc, PDF, JPG, msg, zip, et bien d’autres encore.
L’horodatage est utilisé dans de nombreux domaines :
– La sécurité des transactions financières : pour attester de la validité des transactions en ligne, telles que les paiements électroniques ou les contrats numériques.
– La gestion des documents juridiques : pour certifier la date de création ou de modification des contrats, accords, ou autres documents légaux.
– La protection de la propriété intellectuelle : pour prouver l’antériorité de créations intellectuelles, telles que les brevets ou les œuvres artistiques.
Dans quels cas utiliser l’horodatage numérique ?
L’utilisation de l’horodatage numérique s’avère utile pour la protection, notamment dans le contexte d’innovation ou de création telles que la description d’un concept ou du code informatique. Cette méthode permet d’établir l’antériorité de ces éléments sans recourir à un dépôt de brevet.
En outre, l’horodatage numérique permet de certifier une variété de documents tels que des contrats, des e-mails, des courriers ou des factures électroniques. Il garantit également l’exactitude des heures de transactions, que ce soit pour des achats ou des ventes, et atteste du consentement des utilisateurs conformément aux réglementations en matière de protection des données (RGPD). Dans certains cas, il peut servir à vérifier la présence des employés, que ce soit en télétravail ou en cas d’arrêt de travail, ainsi qu’à fournir la preuve de communications avec les fournisseurs ou les clients. De plus, il facilite le respect des délais légaux pour l’archivage et la conservation des documents, en particulier dans le cadre de l’archivage à valeur probante.
Le fonctionnement de l’horodatage numérique
Pour horodatater des données numériques, il est primordial d’acquérir des jetons d’horodatage, également appelés « timestamps », auprès d’un prestataire de services d’horodatage électronique (PSHE) ou d’une autorité d’horodatage (AH). Ces entités, agissant en tant qu’organismes tiers de confiance et utilisent du matériel sécurisé conforme aux normes. ils doivent également se conformer à un ensemble d’obligations établies dans la norme RFC 3161 afin d’obtenir leur statut.
Le processus se fait grâce à une application, qui génère un identifiant unique pour le document à horodater. Cette application envoie ensuite ce document à l’autorité d’horodatage ou au prestataire concerné. Les jetons d’horodatage ainsi obtenus sont ensuite intégrés à la signature du document ou du code, permettant ainsi de sceller les données avec une précision temporelle jusqu’à la seconde. Cette horodatation devient alors un élément de preuve. Lorsqu’on ouvre le fichier ultérieurement, l’application est capable de comparer la version actuelle avec l’original horodaté. Si des altérations ont été apportées aux données après l’horodatage initial, le processus de vérification échoue, déclenchant ainsi des alertes.
Les conditions pour garantir l’horodatage électronique
Les ordinateurs et les logiciels disposent de leur propre système d’horloge pour dater les fichiers. Cependant, cette méthode présente des limites, car la date et l’heure peuvent être facilement modifiées manuellement sur le fichier. La valeur juridique de la date de création du document est alors peu fiable. De même, les applications en ligne qui affichent la date de création, de modification ou de dernier accès à un fichier ne sont pas considérées comme des dispositifs d’horodatage fiables selon la loi.
Pour assurer l’existence, l’intégrité et l’antériorité de ses données et documents électroniques, il est indispensable de recourir à un système d’horodatage certifié. Cela implique de s’adresser à un organisme tiers de confiance équipé de matériel sécurisé conforme ou à une autorité d’horodatage (AH) qui respecte les normes établies par la norme RFC 3161.
Faut-il conserver le document de base horodaté ?
Oui, il est essentiel de conserver le document de base horodaté, car il constitue la preuve originale de l’événement numérique. En cas de litige ou de vérification ultérieure, le document original avec son cachet temporel attestera de manière incontestable de l’authenticité et de l’intégrité des données à un moment précis dans le temps.
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