Qu’est-ce qu’un cas d’usage (cas de gestion) : définition

La transition vers la facturation électronique (e-invoiging) représente un tournant majeur pour de nombreuses entreprises à travers le monde. Cette transition numérique offre des avantages évidents en termes d’efficacité et de réduction des coûts, mais elle s’accompagne également de cas d’usage spécifiques de gestion qui suscitent des interrogations quant aux réglementations à venir.

Facturation et complexité des transactions internationales

Pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale, la diversité des réglementations fiscales et des normes de facturation peut rapidement devenir un défi majeur. La facturation électronique doit s’adapter à ces variations, nécessitant une compréhension approfondie des exigences fiscales spécifiques à chaque pays. Les entreprises sont confrontées à la nécessité de mettre en place des systèmes capables de gérer cette complexité tout en assurant la conformité réglementaire.

Pour information, voici le calendrier de la facturation électronique, qui s’appliquera obligatoirement à toutes les entreprises françaises en deux temps à partir de 2026 :

– 1er septembre 2026 : obligation de réception de la facture électronique e-invoicing pour l’ensemble des entreprises
– 1er septembre 2026 : obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire ETI
– 1er septembre 2027 : obligation d’émission e-invoicing et e-Reporting pour les petites et moyennes entreprises (TPE & PME)

Intégration avec les systèmes existant

L’intégration de systèmes de facturation électronique avec les infrastructures existantes peut se révéler être une tâche complexe. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes comptables, leurs logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) et autres outils de gestion sont compatibles avec la nouvelle norme de facturation électronique. Les coûts et le temps nécessaires à cette intégration peuvent être des points de préoccupation majeurs.

Sécurité des données, confidentialité et déploiement

La transition vers la facturation électronique soulève des inquiétudes quant à la sécurité des données et à la protection de la vie privée. Les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes pour garantir la confidentialité des informations sensibles présentes dans les factures électroniques. Les questions liées à la conservation des données et à la prévention des cyberattaques deviennent des priorités cruciales dans ce contexte.

La réussite de la transition vers la facturation électronique dépend en grande partie de l’adhésion du personnel aux nouveaux processus. Les entreprises doivent investir dans la formation de leurs équipes pour s’assurer que tous les employés comprennent les implications de ce changement et utilisent efficacement les nouveaux systèmes. La résistance au changement peut être un obstacle, et la gestion du facteur humain devient donc un aspect crucial du processus.

Évolution des cadres légaux et réglementaires

Les entreprises sont confrontées à un environnement réglementaire en constante évolution en matière de facturation électronique. Les normes et exigences peuvent varier d’un pays à l’autre et même à l’intérieur d’un pays. Les entreprises doivent être prêtes à s’adapter rapidement aux changements législatifs et à ajuster leurs systèmes en conséquence pour rester conformes.

En savoir plus sur le cas d’usage

Les spécifications externes englobent une section dédiée aux modalités de traitement de cas particuliers, communément appelés « cas d’usage » ou « cas de gestion ». Ces situations requièrent des données ou des processus spécifiques, notamment sur :

– Les factures réglées par un tiers, qu’il soit connu ou non (affacturage, centrale de trésorerie…) ;
– Les factures de sous-traitance impliquant un paiement direct ;
– L’impact de l’appartenance d’une entreprise à un groupe TVA (conformément à l’article 256 C du Code Général des Impôts) ;
– L’auto-facturation ;
– Les factures d’acompte…

Au 31 janvier 2023, le dossier des spécifications externes faisait état de 35 cas d’usage.
Découvrez les principales nouveautés du dossier des spécifications externes publié le 31 Janvier 2023, et retrouvez les notions faisant l’objet de questions fréquentes : impots.gouv.fr

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