L’arrivée de la réforme de la facturation électronique pousse les entreprises à se renseigner sur le sujet. Au-delà de la mise en conformité règlementaire, il y a un enjeu de transformation digitale qu’il est important de maitriser afin de limiter les perturbations pouvant être causées par la réforme. Avec cette feuille de route vous serez mieux préparé à ce sujet. Au programme, les différentes phases du projet seront détaillées avec nos conseils et témoignages.
Phase 1 : déploiement de la facturation électronique
La première chose à faire est de poser les bases organisationnelles de votre projet. Pour cela, identifiez en amont toutes les parties prenantes de ce changement. Il faut savoir que c’est un projet qui touche l’ensemble de votre organisation : vos processus métiers, vos équipes, votre système d’information, et même vos relations avec vos partenaires commerciaux. Généralement, ce projet est mené par la direction financière ou la direction des systèmes d’information de votre structure.
Cartographie des flux de facturation
Avant de choisir votre Plateforme Agréée (PDP), vous devez avoir une vision claire de l’existant.
Cette cartographie vous permet de :
Pour la facturation clients :
- Qualifiez votre base de données clients avec toutes les informations obligatoires
- Identifiez vos différents flux (BtoB, BtoC, BtoG, international)
- Recensez vos cas d’usage spécifiques (acomptes, affacturage, notes de frais…)
- Analysez vos formats d’émission actuels (papier, PDF, EDI)
Pour la facturation fournisseurs :
- Cartographiez vos canaux de réception
- Identifiez les processus opérationnels et les parties prenantes
- Qualifiez votre base fournisseurs pour la conformité électronique
Cette analyse vous révèle l’écart entre votre situation actuelle et les exigences de la réforme, vous aidant à planifier votre mise en conformité.
Documentation et piste d’audit
La réforme maintient l’obligation de disposer d’une piste d’audit fiable. Cette documentation doit décrire l’ensemble de votre processus de facturation, de la commande au paiement, en passant par tous vos contrôles internes.
Avec la facturation électronique, votre documentation existante nécessite une mise à jour pour intégrer les nouveaux flux de données et points de contrôle automatisés.
Votre Plateforme Agréée (PDP) assure la conversion entre ces formats qui sont les seuls assurant la conformité avec la réforme. Le format papiers ou PDF ne sera plus accepté.
Connexion de vos SI à la Plateforme Agréée
La connexion entre vos SI et la Plateforme Agréée (PA) choisie se fait généralement par API (REST ou SOAP). Cette solution est plus simple et rapide que les flux de fichiers traditionnels.
Pour les systèmes les plus anciens, une surcouche ETL (Extract Transformation Load) peut agir en passerelle entre PA et SI.
Il faut également être vigilant avec la sécurité de vos données. Lors de cette phase 2, c’est l’occasion de décider qui aura accès à quelles informations dans votre Plateforme Agréée.
Se déclarer dans l’annuaire central
Dernière étape de cette phase 2 : s’inscrire dans l’annuaire central. L’annuaire est une base de données centralisée où chaque entreprise sera enregistrée avec un identifiant unique. Il faudra indiquer les informations suivantes :
- SIRET seul
- SIRET + SIREN
- SIRET + SIREN + code de routage
- SIRET + suffixe
Ces informations sont enregistrées par la PA dans l’annuaire central, avec l’accord de l’entreprise. Il faudra vérifier régulièrement que les données enregistrées sont exactes, notamment en cas de changement d’adresse, de prestataire ou de structure.
Phase 3 : mise en production
Avant de vous lancer dans le déploiement de votre Plateforme Agréée, il faudra envisager des tests approfondis. Par exemple, pour les entreprises complexes la solution pourra être testée sur une filiale avant de généraliser à l’ensemble du groupe.
Dès lors que la phase de cadrage technique et fonctionnelle de la Plateforme Agréée est terminée, son paramétrage et son développement peuvent être mis en place. Cette étape est réalisée par l’équipe projet, en lien avec la PA et l’intégrateur ou la société de services choisie par l’entreprise. La livraison de ces paramétrages peut être séquencée en lots, ce qui permet à l’entreprise de tester le livrable au fur et à mesure et de vérifier qu’il est conforme avec ce qui était convenu lors des ateliers de cadrage.
Cette étape est aussi le moment de former vos collaborateurs à l’utilisation de la plateforme et à ce changement. Certains postes vont évoluer. Vos équipes comptables effectueront moins de saisies manuelles et se concentreront davantage sur l’analyse, le contrôle des données et la gestion des écarts.
