L’EDI, Electronic Data Interchange, est un format d’échange informatique qui permet aux entreprises de transmettre des documents commerciaux de manière informatisée. Cette méthode repose sur un échange de documents par ordinateur tels que des factures, ou des bons de commande dans un format électronique standard. Concrètement, l’EDI remplace les documents papier traditionnels.
Les conditions pour l’utilisation de l’EDI
Pour mettre en place efficacement l’Échange de Données Informatisé (EDI), plusieurs conditions doivent être remplies :
- Avoir un nombre significatif de partenaires commerciaux
- Disposer d’informations à échanger sous forme de documents électroniques
- Utiliser un format EDI prédéfini
- Suivre un protocole de transmission
- Posséder un réseau informatique et le matériel nécessaire
- Établir un accord formel entre les partenaires pour encadrer l’échange
L’Échange de Données Informatisé (EDI) est un mode d’échange électronique de documents commerciaux, tels que des factures et des bons de commande, entre entreprises.
Implémentation de l’EDI dans les transactions entre entreprises
La mise en place de l’EDI peut représenter un défi pour certaines entreprises. Il est nécessaire de se conformer aux réglementations en vigueur, de procéder à des mises à jour, et de répondre aux besoins complexes des entreprises internationales. Les solutions EDI externalisées sont souvent préférées pour leur capacité à gérer la complexité des transactions B2B. Que l’entreprise opte pour une solution interne ou externalisée, il est crucial de disposer des conditions et des ressources nécessaires.
L’Échange de Données Informatisé : un atout pour la comptabilité
L’EDI, déjà utilisé par l’administration fiscale pour des déclarations telles que la TVA, trouve également sa place dans la comptabilité des entreprises. Ce format d’envoi automatisé permet une gestion complète du cycle de vie des documents, de l’édition à l’archivage.
Elle se découpe en 3 étapes :
- La préparation des documents EDI.
Identification des documents, extraction des données et formatage conforme à l’EDI - La conversion au format défini.
Avant la conversion, les données peuvent être soumises à des processus de validation pour garantir leur exactitude et leur conformité aux normes EDI. Une fois les données formatées, elles sont converties dans le format spécifique requis par le système EDI. - Le transfert via le réseau EDI.
Les documents EDI sont automatiquement transmis d’un système à l’autre sans nécessiter d’intervention manuelle. Une fois les documents reçus, des confirmations automatisées peuvent être générées pour informer les parties concernées du succès de la transaction.
L’utilisation de l’EDI en comptabilité offre plusieurs avantages significatifs. En effet, elle permet de faciliter les échanges internationaux tout en assurant un gain de sécurité en réduisant les risques d’erreurs. Elle permet également d’accélérer le traitement des factures et générant des économies financières substantielles.
EDI et loi réglementaires
En raison des enjeux cruciaux liés à la facturation électronique, la mise en place des échanges au format EDI est rigoureusement encadrée par la loi, avec des définitions, normes et conditions d’application précisées dans le BOFIP (Bulletin Officiel des Finances Publiques – Impôts) :
« Aux termes du 3° du VII de l’article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, à condition de respecter des conditions fixées par décret…»
La législation précise également que les entreprises qui veulent transmettre leurs factures au format EDI doivent mettre en place un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes à celle “définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées”.
Autrement dit, la procédure de télétransmission utilisée doit impérativement garantir 3 principes fondamentaux :
- Authenticité de la facture.
L’origine et son émetteur doivent clairement être identifiables. - Intégrité des données.
La facture doit être archivée de manière légale pendant une période de 10 ans. Cela assure la conservation et la traçabilité des informations sur une durée spécifiée. - Lisibilité du contenu.
Les informations contenues dans le message doivent être restituables de manière lisible, assurant ainsi une compréhension claire et facile des détails de la facture.
Pour assurer la validité de ses factures, la meilleure option, c’est le recours à la facture électronique. Ce format dématérialisé repose sur l’utilisation d’un solde de données structurées, lisible à la fois par une machine et par un humain. Mais surtout, les factures électroniques transitent selon les circuits de validation définis en amont, de façon à éviter les pertes de données et garantir la sécurité des transactions.
Pour information : les grandes et moyennes entreprises seront soumises à l’obligation d’émission des factures électroniques en septembre 2026. Pour les petites et micro entreprises (PME et TPE), l’échéance est repoussée à septembre 2027.
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