Piste d’Audit Fiable (PAF)

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est une exigence réglementaire incontournable. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises européennes qui émettent ou reçoivent des factures électroniques en dehors de l’Echange de Données Informatisées (EDI) ou sans signature électronique de niveau RGS 2 étoiles.

Définition de la PAF

La PAF, selon l’administration fiscale, est une démarche visant à établir un processus continu et intégré. Ce processus décrit clairement et exhaustivement le cheminement des opérations, des flux d’informations aux flux financiers, en passant par la traçabilité des documents comptables et des pièces justificatives.

En d’autres termes, la PAF sert à décrire les flux d’informations et financiers internes à l’entreprise, assurant la traçabilité des opérations en lien avec la conservation des documents comptables et des pièces justificatives.

PAF et facturation électronique : ce qu’il faut retenir

Depuis 2013, la facturation électronique est devenue la norme en France et en Europe. Elle sera imposée à toutes les organisations, publiques et privées, en France :

– 1er septembre 2026 : Obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
– 1er septembre 2027 : Obligation d’émission e-invoicing et e-Reporting pour les petites et moyennes entreprises (TPE & PME)

Cette transition nécessite des adaptations pour répondre aux obligations comptables et fiscales. Toutes les factures doivent être accessibles aux autorités fiscales, garantissant leur authenticité, intégrité et lisibilité.

Les entreprises ont trois options pour répondre à ces exigences de facturation électronique :

1. La signature électronique des factures avec un certificat RGS 2 étoiles.
2. L’échange de données informatisées (EDI) pour envoyer des données de facturation dans un format sécurisé.
3. La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) pour assurer la traçabilité et l’authenticité des factures.

L’utilité de la Piste d’Audit Fiable (PAF)

La Piste d’Audit Fiable a pour objectif premier d’assurer la fiabilité des données financières au sein d’une organisation. Elle joue un rôle crucial dans la détection des erreurs, des fraudes éventuelles, et contribue à la conformité aux réglementations en vigueur. En garantissant la traçabilité des opérations, elle renforce la crédibilité des informations comptables et financières.

Qui est concerné par la PAF ?

Toutes les entreprises sont concernées par l’obligation de mettre en place une PAF, notamment celles qui conservent des factures papier ou numérisées dans leurs archives. De plus, les entreprises émettant ou recevant des factures électroniques non sécurisées, en dehors de l’EDI ou sans signature électronique RGS 2 étoiles, doivent impérativement mettre en place une PAF.

Les contrôles permettant d’établir une Piste d’Audit Fiable

Pour garantir la pérennité de la PAF, des contrôles réguliers doivent être effectués tout au long du processus de facturation. Ces contrôles, appelés Contrôles Établissant la PAF (CEPAF), se concentrent sur l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

1. Authenticité de l’origine : Vérification des mentions obligatoires sur la facture et de la précision des contacts professionnels.
2. Intégrité des factures : Contrôles pour s’assurer que la facture correspond à des opérations réelles, évitant les doublons et garantissant l’exactitude des données.
3. Lisibilité des factures : Vérification de la protection des fichiers numériques contre toute perte ou dégradation.

Mettre en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) en 5 étapes

La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable nécessite une approche méthodique. Cela implique l’identification des processus financiers critiques, la définition des contrôles appropriés, la formation du personnel et l’utilisation d’outils technologiques adaptés. Il est recommandé de consulter des experts en audit et en sécurité informatique pour assurer une mise en place efficace.

1. Cartographie des flux de facturation : Identifier les flux liés à l’émission, la réception et le traitement des factures, détaillant chaque étape du processus.
2. Inventaire des obligations réglementaires : Recenser les obligations liées à chaque flux, en tenant compte des spécificités sectorielles et nationales.
3. Identification des points de contrôle : Recenser et détailler les points de contrôle existants, précisant où ils sont mis en œuvre dans le processus.
4. Évaluation de la robustesse des contrôles : Examiner chaque point de contrôle pour garantir la conformité aux exigences fiscales et légales en constante évolution.
5. Élaboration et mise à jour de la documentation : Rédiger un document décrivant le traitement des factures, prouvant la conformité à la réglementation et assurant l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

Les sanctions en cas de non-respect de la PAF ?

Le non-respect de l’obligation de la PAF expose l’entreprise à des sanctions financières sérieuses. Lors d’un contrôle fiscal, l’absence de PAF peut entraîner des conséquences telles que :

1. Exigibilité des taxes déduites initialement, notamment la TVA, si l’originalité des factures est contestée.
2. Application d’une pénalité de 50 % du montant des factures en cas de non-attestation de la réalité des opérations (potentiellement réduite à 5 % avec un justificatif dans les 30 jours).
3. Imposition d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude, plafonnée à 25 % du montant de la facture, en cas d’erreurs répétées.

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