Le gouvernement français a annoncé l’obligation au passage à la facturation électronique à partir de 2026. Cette mesure a été prise dans le but de simplifier les délais de paiements, de réduire les coûts de traitements, d’éviter la fraude et d’avoir de nombreux formats différents. Voici un guide pratique pour réussir ce passage à la facturation électronique.
Les dates clés du calendrier de la facturation électronique
1er septembre 2026 :
– obligation de réception de la facture électronique e-invoicing pour l’ensemble des entreprises
– obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire ETI
1er septembre 2027 :
– obligation d’émission e-invoicing et e-reporting pour les petites et moyennes entreprises (TPE & PME)
Les 4 étapes pour passer à la facturation électronique dans les meilleures conditions
1- Se préparer au passage à la facturation électronique dès maintenant
Le passage à la facturation électronique était prévue pour 2023 pour toutes les entreprises. Cependant la DGFIP a annoncé un report pour 2026 pour une transition optimale. Ce délai supplémentaire vous permet d’avancer sereinement dans cette démarche.
Dans un premier temps désignez une équipe dédiée au passage à la facturation électronique. Il faudra réaliser un audit interne et externe de ce qui est déjà en place et de ce qu’il faudra intégrer.
Trois points sont importants :
– L’évaluation des outils et données utilisés par l’entreprise, ainsi que de la façon dont elles sont stockées.
– La cartographie des flux de facturation (entrants, sortants, volumes, formats de fichiers) et des processus comptables (codification des données, intégration des informations, gestion des incidents).
– L’identification des procédures existantes et des personnes impliquées.
A noter : dans le cadre de la facturation électronique, il est crucial que les données d’expéditeurs et destinataires soient correctement déclarées pour acheminer les factures. Pour cela, il est recommandé de maintenir à jour les référentiels, notamment en vérifiant les données telles que le numéro SIREN/SIRET et en nettoyant les informations obsolètes.
2 – Fixez-vous des objectifs pour être dans les temps
Après avoir réalisé votre audit vous allez être confronté à de nombreuses questions, quelles soient d’ordre juridique ou de développement technique.
En effet, le passage à la facturation électronique nécessite de dématérialiser vos données et donc d’acquérir une nouvelle technologie, de nouveau processus et de nouvelles compétences.
Posez-vous les bonnes questions pour faire une estimation budgétaire :
– Actuellement combien me coute le service utilisé ?
– Combien va me couter le passage à la facturation électronique ?
– Quels avantages pourrais-je tirer de l’adoption d’une solution de dématérialisation ?
En évaluant les coûts par rapport aux bénéfices avec des hypothèses réalistes, il est possible de déterminer un retour sur investissement (ROI). Cette étape permettra à votre entreprise de comparer ses capacités aux objectifs et d’évaluer les besoins en accompagnement.
3 – Définissez vos besoins
Rédigez un cahier des charges qui exprime vos attentes concernant la future solution ainsi que le partenaire à venir, en prenant en compte les spécificités des systèmes d’information et des métiers.
– Dans un premier temps, formez une équipe projet puis examinez l’état actuel des opérations
– Élaborez une représentation des flux de facturation et des procédures comptables
– Ensuite, passez en revue les références clients et fournisseurs
– Identifiez toutes les parties impliquées dans le projet puis évaluez les répercussions sur la structure organisationnelle
– Énumérez les besoins et les objectifs du projet
– Évaluez les compétences internes pour déterminer les besoins en soutien externe
– Élaborez un cahier des charges détaillé puis définissez des critères pour évaluer les offres du marché.
4 – Passer à la facturation électronique : choisir sa solution de facturation électronique
Plateforme PPF, PDP ou OD ?
Avec l’obligation de passer à la facturation électronique, les entreprises sont confrontées à trois solutions : Portail Public de Facturation (PPF), Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Opérateur de Dématérialisation (OD). Chacune de ces 3 solutions présentent des avantages et des spécificités adaptées à chaque entreprise.
D’après le point 3, vous avez déjà défini vos besoins. Il est donc temps d’analyser les 3 solutions afin de trouver celle qui répondra aux besoins de votre entreprise.
Portail Public de Facturation (PPF) : Initié en 2020 avec Chorus Pro pour les organismes publics, le PPF s’étend désormais aux entreprises privées. Il assume une fonction essentielle en transmettant les données fiscales, simplifiant la saisie et l’envoi des factures, fournissant des informations sur les paiements, et administrant l’annuaire des entreprises.
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : il s’agit de plateformes privées qui sont immatriculées par l’état. Elles offrent, tout comme les Opérateurs de Dématérialisation (OD), des services à valeur ajoutée spécifiques à une activité ou un secteur, tout en étant habilités à recevoir et à transmettre des factures aux plateformes des destinataires.
Opérateur de Dématérialisation (OD) : Les OD facilitent la transition vers la facturation électronique en apportant une expertise technique pour gérer les échanges de données. Ils offrent des économies de temps et d’argent, mais il est crucial de considérer les coûts associés et la possible dépendance.
Il est particulièrement avantageux d’utiliser des plateformes partenaires lorsque vous avez des besoins spécifiques en systèmes d’information et en métiers. En effet, elles offrent une plus grande flexibilité de personnalisation et une capacité d’évolution supérieure dans le temps, apportant un avantage aux entreprises ayant une structure plus complexe.
Conclusion
Avec ces 4 étapes clés vous aller pouvoir passer au passage à la facturation électronique en douceur. Anticipez et soyez opérationnel avant septembre 2026 !
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