Payer ses fournisseurs sans encombre : Guide pratique

Pour garder de bonnes relations avec vos fournisseurs vous devez payer vos factures en temps et en heure. Nous répondons à vos interrogations dans ce guide pratique.

Les différents modes de paiements

Le mode de paiement attendu par votre fournisseur sera indiqué sur sa facture. Une fois la facture réceptionnée, que ce soit pour un achat de marchandises, matières premières ou une prestation de service il sera indiqué le mode de paiement attendu par celui-ci :

– Paiement comptant.
Vous devez réaliser le paiement dès l’achat du service, de la prestation.

– Règlement à réception.
Le paiement doit être effectué dès que la marchandise est livrée.

– Paiement à échéance.
Vous avez une durée de 30 jours après la livraison des marchandises ou de la fin de la prestation du service.

– Paiement à délai négocié.
Le fournisseur vous accorde une période de paiement pouvant aller jusqu’à un maximum de 60 jours à partir de la réception de la facture.

Les moyens de paiements pour régler ses fournisseurs

Le paiement de vos fournisseurs peut s’effectuer par : Virement bancaire, virement par Paypal, espèces, chèques, effets de commerce papier (lettre de Change ou billet à ordre).

A savoir : le virement bancaire est généralement le moyen le plus utilisé par les entreprises. En effet, le virement est rapide et plus sécurisé et permet d’effectuer des rapprochements bancaires.

Quel est le processus pour payer ses fournisseurs par virement bancaire ?

Pour effectuer un paiement par virement bancaire, vous devez disposer d’un compte auprès de la société émettrice de la facture.

Si vous n’avez pas encore de compte, il est recommandé d’en ouvrir un. Toutes les informations IBAN sont fournies par votre fournisseur sur la facture. Veillez à vérifier toutes les informations avant d’effectuer tout paiement : adresse postale, numéro de téléphone…

Quel est le processus pour régler son fournisseur avec un RIB ?

A la réception d’une facture fournisseur vous devez vérifier que l’IBAN est correct. L’IBAN peut être trouvé sur des documents officiels tels que ceux de la Chambre de commerce.

Dès que l’IBAN est vérifié, vous pouvez procéder en toute sécurité au paiement par virement bancaire. Vous pouvez passer par votre solution de paiement pour vos facture dématérialisée. Par exemple, notre plateforme TRESO2 vous offre la possibilité de suivre le traitement de vos factures, vous permettant ainsi de distinguer facilement celles déjà réglées de celles en attente. Elle offre également des avantages de sécurisation des IBANs minimisant les risques de fraude.

A savoir : d’ici 2026 toutes les entreprises devront obligatoirement passer par la facturation électronique (factures dématérialisées). Retrouvez notre article complet sur la facturation électronique.

Une fois le paiement effectué, demandez un reçu de paiement à votre fournisseur par courriel ou par courrier.

Comment payer ses fournisseurs à l’étranger ?

Vous pouvez utiliser les mêmes modes de paiement que ceux cités ci-dessus avec quelques exceptions près :

– Paiement par virement bancaire international.
Il s’agit de l’option la plus rapide et économique. Mais les frais sont à la charge du payeur.

– Paiement par Chèque.
L’entreprise débitrice doit envoyer un chèque au fournisseur pour effectuer le paiement. Ensuite, le fournisseur doit le déposer auprès de sa banque pour le créditer sur son compte professionnel. Attention, renseignez-vous car les règles concernant les paiements par chèque varient d’un pays à l’autre.

– Règlement par crédit documentaire.
Ce système implique un engagement écrit de votre banque à payer un montant spécifié à votre fournisseur à une date précise, en échange des documents conformes requis pour l’ouverture d’un crédit documentaire.

– Règlement par effet de commerce.
Cette méthode peut prendre la forme d’une lettre de change, où l’exportateur ordonne à son client de payer un montant à une date fixée, ou d’un billet à ordre émis par l’entreprise débitrice.

– Le prélèvement bancaire.
Le débiteur doit donner son accord préalable pour que les sommes dues soient prélevées. Le prélèvement est alors effectué automatiquement, et il existe deux types de prélèvements : le prélèvement Core et le prélèvement B2B (SDD B2B).

A noter :
– Le système Single Euro Payments Area (SEPA) est conçu pour les transactions financières effectuées au sein de la zone euro.
– Le système Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) est utilisé pour les transactions internationales en dehors de la zone euro

Enregistrer les transactions de paiement des fournisseurs

Une fois la facture fournisseur réglée vous devez enregistrer les écritures comptables dans la comptabilité.

Vous devrez faire une distinction entre trois montants :

1- Le montant hors taxes (HT) de la facture.
2 – Le montant toutes taxes comprises (TTC).
3- Le montant de la TVA, car celle-ci peut être déductible.

Par la suite, enregistrez chaque montant dans le compte comptable correspondant, en utilisant l’écriture débit ou crédit :

– Débitez le montant HT dans le compte de charge “Achats” (compte 601 et 602).
– Créditez le montant TTC dans le compte 401 “Fournisseurs”.
– Débitez le montant de la TVA dans le compte 44566 “TVA déductible sur autres biens et services” pour les achats.

Le choix du numéro de compte varie en fonction du type de service fourni.

Une fois ces actions finies, enregistrez dans le journal comptable des informations telles que le numéro et la date d’émission de la facture, son montant, ainsi qu’un libellé explicite.

Si vous avez des questions utilisez notre formulaire sur notre page contact.

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