Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) : définition

La Gestion Électronique des Documents (GED) émerge comme le pilier numérique essentiel pour les entreprises à l’ère de la transformation numérique. Ce système informatique intégré, souvent disponible sous forme d’application pour smartphones et tablettes, facilite la gestion des documents numériques, de leur création à leur archivage électronique.

Définition de la GED (Gestion Électronique des Documents)

La GED va au-delà de la simple numérisation des documents papier. Elle orchestre le cycle de vie complet d’un document numérique, de sa création ou acquisition à son archivage. Les étapes clés comprennent la numérisation, le stockage sécurisé, l’indexation, la gestion de la sécurité des données, la recherche, la consultation et l’échange d’informations, ainsi que l’archivage électronique pendant la durée de conservation.

Un atout pour les entreprises

À une époque où les entreprises génèrent une profusion de documents électroniques, de la facturation aux contrats en passant par les données clients, la GED devient un atout stratégique. Elle permet une organisation, un stockage et un partage efficaces des fichiers numériques, réduisant ainsi le risque de perte de données. Dans un environnement commercial concurrentiel, la GED devient un outil essentiel pour optimiser les opérations quotidiennes.

Caractéristiques d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED) et son efficacité 

Un système de GED partage des caractéristiques essentielles. Il doit capturer numériquement des documents, permettre l’indexation et la recherche, garantir un stockage sécurisé, et suivre les modifications au fil du temps. Avec un système de GED, assurez-vous de répondre à vos besoins spécifiques et d’opter pour un système avec les fonctionnalités adéquates.

La GED améliore l’efficacité et la productivité des entreprises. En facilitant l’accès rapide aux documents, en réduisant les erreurs et en permettant un partage efficace, la GED devient un catalyseur de succès dans un monde où la rapidité fait la différence. De plus, elle contribue à la sécurité avec des contrôles d’accès et un suivi des modifications.

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