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Définition

Archivage électronique

Face à l’augmentation des données numériques et des réglementations, l’archivage électronique est devenu un outil important pour les entreprises. Il permet une conservation des documents en toute sécurité, une confidentialité des archives et un respect de la réglementation du stockage numérique.

Pourquoi passer à l’archivage numérique ?

L’archivage numérique a pour but de sécuriser des documents tout en répondant aux exigences légales, administratives et organisationnelles. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles utiliser cet outil :

– Confidentialité.
Les paramétrages d’accès aux documents assurent une protection efficace. Ils permettent de restreindre l’accès à un document en fonction des droits définis.

– Intégrité des documents.
Les systèmes d’archivage électronique (SAE) scellent les documents pour garantir qu’ils n’ont pas été modifiés, fournissant ainsi une preuve juridique.

– Traçabilité.
Un historique des opérations réalisées sur chaque fichier (consultations, modifications…) assure une transparence complète.

Accessibilité des informations.
Contrairement à une version papier, l’archivage électronique est à la fois plus pratique et plus durable.

– Pérennité des données.
L’archivage numérique préserve les documents sur le long terme, même face aux risques d’obsolescence technologique.

Différences entre stockage et archivage électronique

Le stockage électronique se limite à l’entreposage classique et temporaire des fichiers. La durée de conservation des documents varie et est plus courte pour le stockage. On l’utilise souvent pour partager des fichiers collaboratifs ou pour des sauvegardes régulières de données.

En revanche, l’archivage électronique assure la conservation à long terme des documents, tout en garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur juridique. Il préserve également les documents dans des formats pérennes et sur des supports d’archivage conformes aux exigences réglementaires.

Enfin, en combinant des solutions d’archivage et de dématérialisation, les entreprises peuvent optimiser leur politique d’archivage, réduire les coûts de l’archivage électronique et mieux gérer leur patrimoine numérique.

Supports et solutions logicielles pour un archivage électronique sécurisé

L’archivage numérique des documents peut s’opérer sur différents supports comme des disques durs ou des clés USB. Cependant, si vous êtes une organisation, il est conseillé de ne pas utiliser ces outils. En effet, ils peuvent se perdre ou s’abimer ce qui n’est pas optimal niveau sécurité. Aussi, la durée de vie n’est pas illimitée.

Les entreprises privilégient de plus en plus le stockage en ligne sur le cloud pour l’archivage électronique des documents, en raison de ses nombreux avantages :

– Sécurité renforcée : si l’on compare à une clé USB classique, le cloud est bien plus sûr.
– Accessibilité permanente : documents disponibles en ligne et donc facilement accessibles.
– Durée de vie : conservation illimitée, sans risque de dégradation matérielle.
– Capacité de stockage : possibilité de réduire ou augmenter la capacité de stockage.

Aussi, les organisations utilisent des logiciels afin d’archiver leurs données. Les deux infrastructures d’archivage numérique principalement utilisées sont :

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) permettent principalement de créer, organiser et archiver des documents.

Les systèmes d’archivage électronique (SAE) assurent l’archivage des documents tout en garantissant leur valeur probante et en renforçant la cybersécurité des archives.

Les différents formats de fichiers archivés :

On identifie trois formes d‘archives :

– Vivantes ou courantes. Ce sont les documents en cours d’utilisation dans une organisation pour les activités quotidiennes.
– Semi-vivantes ou intermédiaires. Elles ne sont pas utilisées quotidiennement, mais doivent être conservées pour des raisons légales.
– Historiques ou définitives. Conservation long terme ou peu consultées.