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Définition

3 way matching : Définition

Le rapprochement à trois facteurs, ou 3-way matching, est une méthode de vérification utilisée pour assurer l’exactitude des paiements aux fournisseurs. Avant d’approuver une facture fournisseur, trois documents sont comparés. Ils permettent de garantir la cohérence des informations et renforcer la sécurité des paiements.

Le fonctionnement du 3 way matching 

Le processus d’achat via le 3-way matching permet de comparer trois documents afin de garantir que les quantités commandées, reçues et facturées sont cohérentes. Cette démarche contribue à l’optimisation des processus et à l’efficacité opérationnelle en réduisant les erreurs de paiement.

Les trois documents comparés sont :

  • Le bon de commande (PO – Purchase Order) créé par le service achats et enregistré dans le système ERP.
  • Le bon de réception indiquant la livraison effective des marchandises.
  • La facture émise par le fournisseur.

Le schéma du 3 way matching 

  1. Création du bon de commande : le service des achats génère une commande dans l’ERP et la transmet au fournisseur. Une copie numérique de la commande est automatiquement archivée dans l’ERP. Cela facilite la gestion documentaire et le suivi du workflow de validation.
  2. Réception des marchandises : lors de la livraison, le service de réception enregistre les informations du bordereau d’expédition. Cette étape garantit la cohérence avec le bon de commande et favorise une exemption des écarts.
  3. Validation de la facture : le service comptabilité compare la facture avec le bon de commande et le bon de réception. Si toutes les informations concordent (quantité, prix, description), il approuve la facture pour paiement, garantissant ainsi un processus Procure-to-Pay fiable.

Schéma sur la gestion de factures entrantes avec rapprochement 3 way matching

Les avantages et bénéfices du rapprochement à trois facteurs

L’automatisation du 3-way matching offre de nombreux avantages. Il permet la prévention des erreurs de saisie de données, la réduction des fraudes et l’accélération du traitement des paiements. Elle permet également de minimiser les erreurs et les coûts en supprimant la saisie manuelle. Par ailleurs, ce processus améliore la dématérialisation et accélère le traitement des factures fournisseurs, apportant ainsi un gain de temps.

Grâce à la détection automatique des anomalies, le risque de fraude, comme les paiements en double ou frauduleux, est réduit. Cette fiabilité se traduit également par une amélioration des relations fournisseurs grâce à des paiements rapides qui permettent de renforcer la confiance entre partenaires commerciaux.

Enfin, l’automatisation simplifie les processus d’audit, garantissant une transparence accrue tout en optimisant la gestion de trésorerie. En traitant rapidement les paiements, les entreprises peuvent bénéficier de remises pour paiement anticipé, favorisant une gestion financière plus efficace.

Optimisez votre 3-Way Matching grâce à l’automatisation

Pour une meilleure efficacité opérationnelle, l’automatisation du 3-way matching est incontournable. Voici les principaux avantages d’une solution automatisée

  1. Extraction automatique des données : grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et au machine learning, les informations des documents sont extraites automatiquement. Cela permet de favoriser la numérisation des documents.
  2. Centralisation des données : une plateforme ERP intégrée centralise le bon de commande, le bon de réception et la facture, facilitant le workflow de validation et la réduction des erreurs.
  3. Rapprochement automatique : les algorithmes identifient instantanément les écarts (quantité, prix) et facilitent leur exemption ou correction.
  4. Gestion des exceptions: les exceptions (erreurs de prix, de quantité) sont isolées et transmises au service achats pour correction sans interrompre le flux global.
  5. Amélioration de la visibilité : l’automatisation offre une visibilité des dépenses, ainsi qu’un suivi détaillé du statut des commandes et des paiements, réduisant ainsi le risque de retards.

En intégrant ces technologies, vous garantissez une meilleure sécurité des paiements et une optimisation des processus continue du processus Procure-to-Pay, tout en améliorant la gestion de la comptabilité fournisseurs.