Pourquoi parle-t-on de KYS aujourd’hui ?
Le Know Your Supplier (KYS) s’impose comme un enjeu central pour les directions achats, financières et juridiques. Il ne s’agit plus seulement de contractualiser avec un fournisseur : il faut aussi vérifier son existence, sa fiabilité, son statut fiscal, sa solidité financière et son intégrité éthique.
Ce renforcement du contrôle des tiers est porté par :
- La multiplication des fraudes (faux fournisseurs, changements d’IBAN, …)
- Les obligations réglementaires croissantes (lutte contre le blanchiment, devoir de vigilance, fiscalité)
- Les exigences de conformité internes (politiques RSE, chartes fournisseurs, certifications ISO)
L’objectif du KYS est de sécuriser la chaîne fournisseurs, éviter les risques juridiques et améliorer la qualité des engagements.
Définition du KYS (Know Your Supplier)
Le KYS regroupe l’ensemble des actions et documents permettant à une entreprise de connaître, qualifier et suivre ses fournisseurs tout au long de la relation commerciale.
Cela implique :
- L’identification de l’entreprise (raison sociale, SIRET, code APE…)
- La vérification de l’existence légale (Kbis, statuts…)
- L’analyse de la situation fiscale (attestations URSSAF, TVA…)
- Le contrôle des coordonnées bancaires (RIB, IBAN, IBAN sécurisé)
- L’évaluation des engagements éthiques ou RSE
- La mise à jour régulière de ces informations
Le KYS n’est pas un audit ponctuel, c’est un processus continu.
Qui est concerné par le KYS ?
Le KYS s’adresse à toutes les entreprises, mais il est particulièrement critique pour :
- Les groupes disposant de nombreux fournisseurs
- Les structures opérant à l’international (risques accrus de fraude)
- Les entreprises soumises à des obligations réglementaires fortes (secteur financier, public, BTP…)
- Les directions achats engagées dans des démarches RSE ou de sécurisation contractuelle
Le KYS est également complémentaire du KYC (Know Your Customer), souvent mis en place côté clients. Ensemble, ils constituent le socle d’une politique de conformité fournisseurs-clients.
Comment structurer un dispositif KYS efficace ?
1. Centraliser les données fournisseurs
Un référentiel unique permet de regrouper toutes les données à jour : informations juridiques, bancaires, fiscales, certifications…
2. Automatiser les vérifications
Les plateformes spécialisées comme TRESO2 via son module Conformity permettent de :
- Collecter les pièces justificatives automatiquement
- Vérifier les documents en lien avec les bases officielles (infogreffe, INSEE…)
- Détecter les changements de statut ou d’identifiants (IBAN modifié, nouveau SIRET…)
3. Suivre les évolutions dans le temps
Un bon KYS n’est pas figé :
- Notifications en cas de changement
- Campagnes de mise à jour périodique
- Suivi de la validité des pièces (ex : attestations fiscales périmées)
4. Intégrer le KYS à votre workflow fournisseur
Le KYS ne doit pas ralentir les processus, mais les sécuriser :
- Intégration au processus de référencement
- Lien avec les outils achats et ERP
- Historique des interactions fournisseurs
Quels bénéfices pour l’entreprise ?
Un dispositif KYS bien structuré permet de :
- Réduire les risques de fraude et d’erreurs de paiement
- Améliorer la qualité de la relation fournisseurs
- Renforcer la conformité réglementaire
- Accélérer les délais de contractualisation
- Faciliter les audits internes et externes
- Valoriser une politique d’achats responsables
TRESO2 propose un module KYS intégré à sa solution Conformity, pensé pour les directions financières et achats.
Conclusion : le KYS, un pilier de la conformité fournisseurs
Le contrôle des tiers devient un enjeu stratégique dans la prévention des risques financiers, réglementaires et réputationnels. Avec une solution dédiée comme TRESO2 Conformity, les entreprises disposent d’un outil structuré, automatisé et interconnecté pour renforcer la fiabilité de leur réseau fournisseurs.
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Sources officielles
Selon l’Observatoire des délais de paiement (Banque de France), les retards et défauts de paiement restent une menace réelle pour la santé financière des entreprises. Une vigilance accrue dans la gestion des tiers est donc essentielle.
Source : Banque de France – Observatoire des délais de paiement
